En una instaladora fotovoltaica, el problema rara vez es vender. Los leads llegan. El problema es lo que pasa entre la firma y el cobro: el material que no se pidió a tiempo, el parte de instalación que nadie subió y el expediente de legalización que lleva tres semanas parado sin que nadie lo sepa.
Por eso un CRM pensado para «gestionar contactos» se queda corto. Este artículo explica qué necesita de verdad una instaladora y qué puede dejar fuera.
Por qué un CRM genérico no basta
Un CRM genérico cubre bien una parte del trabajo: registrar leads, seguir oportunidades y enviar presupuestos. En una instaladora, eso es la mitad del recorrido.
El recorrido completo tiene seis pasos:
- Lead
- Visita y estudio
- Presupuesto firmado
- Compra de material
- Instalación con parte de trabajo
- Legalización y cobro
Si el sistema termina en el paso 3, los pasos 4, 5 y 6 siguen en Excel, en el correo y en el grupo de WhatsApp del equipo de montaje. Y ahí es donde se pierden los días y el margen.
Tres síntomas habituales de que esto pasa:
- Leads de varias fuentes sin seguimiento. Llegan por la web, por recomendación, por ferias y por los propios comerciales. Cada uno los apunta donde puede, y nadie sabe cuántos hay vivos.
- Estudios y presupuestos en Excel. Cada comercial tiene su plantilla. Cambiar un precio de módulo obliga a revisar veinte hojas.
- Trámites sin control de plazos. Subvención, legalización y compañía distribuidora tienen fechas propias. Si dependen de la memoria de una persona, alguno se escapa.
Lo que debe tener un CRM para instaladoras
Estas son las siete piezas que marcan la diferencia. Ninguna es exótica: todas se montan con módulos estándar de Odoo bien configurados.
1. Una sola entrada de leads
Todos los leads entran al mismo embudo, con su origen etiquetado: web, recomendación, feria, comercial. El formulario de su web puede crear la oportunidad directamente. Así, a final de mes usted sabe de dónde vienen los clientes que firman y no solo los que llaman.
2. Visita y estudio dentro de la oportunidad
La visita técnica se agenda desde la oportunidad. Las fotos de la cubierta, el consumo del cliente y el resultado del estudio quedan adjuntos en el mismo sitio. Si el comercial está de vacaciones, otro puede retomar el expediente en cinco minutos.
3. Presupuesto con versiones
El cliente pide primero 12 paneles, luego 16 con batería. Cada versión queda guardada en la oportunidad y el cliente puede aceptar la buena en línea. Los precios de módulos, inversores y estructura salen de un único catálogo: si cambia un precio, cambia en todos los presupuestos nuevos.
4. Compra de material a partir del presupuesto
Cuando el presupuesto se firma, el material necesario genera una petición de compra al proveedor. Compras ve qué hay que pedir y para qué obra. Si el inversor tarda 15 días en llegar, se sabe antes de fijar la fecha de instalación, no el día anterior.
5. Instalación con parte de trabajo
El equipo de montaje registra el parte desde el móvil: horas, fotos de la instalación terminada y material usado. Dirección puede comparar las horas reales con las presupuestadas en cada obra.
6. Expediente de trámites con plazos
Cada instalación tiene sus trámites como fases: subvención, legalización, compañía distribuidora. Cada fase tiene responsable y fecha límite, y el sistema avisa antes de que venza. Las fechas y requisitos concretos dependen de cada administración y de cada distribuidora, y cambian; el sistema no los adivina, pero sí impide que se olviden.
7. Cobro por hitos
Anticipo a la firma, segundo pago al terminar la instalación, último pago tras la legalización. Cada hito genera su factura cuando se cumple, y dirección ve qué está pendiente de cobro y por qué.
El recorrido completo, paso a paso
Así queda el flujo en Odoo para una instalación residencial típica:
| Paso | Qué pasa | Quién lo ve |
|---|---|---|
| Lead | Entra desde la web o lo crea el comercial, con su origen | Comercial y dirección |
| Visita y estudio | Se agenda la visita; fotos y estudio quedan en la oportunidad | Comercial y técnico |
| Presupuesto | Se genera desde el catálogo, con versiones; el cliente lo acepta en línea | Comercial y cliente |
| Compra | El material del presupuesto firmado pasa a petición de compra | Compras |
| Instalación | Se planifica la fecha; el equipo registra el parte con fotos y horas | Jefe de obra y dirección |
| Legalización y cobro | Fases de trámite con plazos y avisos; facturas por hito | Administración y dirección |
La clave es que todo cuelga del mismo expediente. Cuando el cliente llama preguntando por su instalación, cualquier persona de la oficina abre la ficha y ve en qué paso está.
Puede ver cómo lo planteamos para el sector en ORDO para instaladoras fotovoltaicas.
Lo que no necesita, al menos al principio
Decir qué no entra es tan importante como decir qué entra.
- Diseño de cubiertas y cálculo de producción. Siga usando su herramienta de diseño. Odoo guarda el resultado y lo convierte en presupuesto; no lo sustituye.
- Monitorización de inversores. Es otra herramienta con otro objetivo. Si en el futuro quiere ver en Odoo las incidencias de producción, es una integración que va en una implantación A medida.
- Una app distinta para cada departamento. Comercial, compras, montaje y administración trabajan en el mismo sistema, cada uno con su vista.
- Automatizarlo todo el primer mes. Primero se ordena el proceso. Las automatizaciones llegan cuando el equipo ya trabaja en el sistema y se sabe qué se repite de verdad.
Qué implantación encaja con una instaladora
Depende de hasta dónde quiera llegar en la primera fase.
| Necesidad | Implantación | Plazo | Precio |
|---|---|---|---|
| Ordenar la parte comercial: leads, presupuestos, facturación | Esencial, hasta 10 usuarios | 3 semanas | desde 4.500 € |
| Recorrido completo: compras, instalación con parte, trámites, panel de dirección | Completa, hasta 30 usuarios | 4-6 semanas | desde 9.500 € |
| Integraciones con la web, el banco o WhatsApp; varias sociedades | A medida | a definir | desde 18.000 € |
A cualquiera de las tres se suma la cuota de continuidad, desde 190 €/mes, con servidor en Europa, copias diarias, actualizaciones y soporte. Tiene el desglose en servicios y una explicación de cada partida en cuánto cuesta implantar Odoo en una pyme.
Para una instaladora de 15 a 40 personas con equipos de montaje propios, lo habitual es la Completa: la parte que más dinero cuesta perder está después de la firma.
Cómo se implanta sin parar las instalaciones
Las instaladoras no pueden parar dos semanas para cambiar de sistema. Por eso la implantación se hace con entregas semanales:
- Semana 1. CRM y catálogo de productos. Los comerciales empiezan a registrar leads en el sistema.
- Semana 2. Presupuestos y facturación. Los presupuestos nuevos ya salen de Odoo.
- Semanas 3-4. Compras e instalaciones con parte de trabajo.
- Semanas 5-6. Trámites con plazos, cobro por hitos y panel de dirección.
El reparto exacto por semanas se fija en el diagnóstico, según el alcance y la carga de obra de su equipo.
Las obras en curso pueden seguir en su sistema actual hasta terminar. Las nuevas entran ya en Odoo. Por su parte, la persona responsable dedica 2-3 horas por semana a revisar entregas, más las sesiones de formación de cada equipo. El detalle de cada fase está en el método.
Community o Enterprise para una instaladora
Casi todo lo descrito funciona sobre módulos estándar de Odoo. La elección de edición afecta sobre todo a la contabilidad, a la planificación y al trabajo en campo. La app móvil oficial para Android e iOS, Servicio de campo y Planificación son solo de Enterprise. Cómo se resuelve el parte de obra en Community se revisa en el diagnóstico con su caso.
Lo explicamos con detalle en Odoo Community o Enterprise: cuál elegir. En el diagnóstico le decimos cuál le conviene y por qué, antes de que firme nada.