En una ingeniería, el dinero no se pierde en las grandes decisiones. Se pierde en las horas que nadie imputa, en las ofertas que se envían y se olvidan, y en el proyecto que se cierra sin saber si dejó margen. Ninguno de esos problemas es de ingeniería. Son de gestión.
Lo sabemos porque detrás de ORDO hay una ingeniería industrial con más de 1 M€ de facturación que trabaja a diario sobre Odoo 19 en servidor propio. Este artículo explica qué tiene que hacer el software de gestión de una ingeniería y cómo lo montamos.
Dónde se pierde el dinero en una ingeniería
Cuatro situaciones que se repiten en ingenierías y consultoras técnicas de 10 a 50 personas:
- Ofertas sin seguimiento. Se envían 30 ofertas al trimestre. Nadie sabe cuántas siguen vivas, cuáles se perdieron ni por qué.
- Horas que no se imputan. El técnico trabaja en tres proyectos a la vez y el viernes no recuerda cuánto dedicó a cada uno. O no lo apunta.
- Rentabilidad desconocida. Sin horas fiables no hay coste fiable. El proyecto se facturó, pero ¿cuánto costó hacerlo?
- Vencimientos olvidados. Licencias de actividad, inspecciones periódicas, revisiones de instalaciones. Si el aviso depende de un Excel, alguno se escapa, y con él la renovación.
El software no resuelve estos problemas por sí solo. Los resuelve un proceso claro, con un sistema que hace fácil seguirlo.
El recorrido de un proyecto, de la solicitud al cobro
El flujo que implantamos en ingenierías tiene seis pasos, todos en el mismo sistema:
- Solicitud. Entra el encargo, por correo, web o llamada, y se registra como oportunidad.
- Oferta. Se calcula con horas estimadas por fase y se envía desde el sistema.
- Proyecto con fases. Al aceptarse la oferta, se crea el proyecto con sus fases y el presupuesto de horas de cada una.
- Imputación de horas. Cada técnico imputa a la fase en la que trabaja.
- Facturación por hitos. Cada fase terminada genera su factura.
- Avisos de vencimiento. Las licencias e inspecciones entregadas quedan registradas con su fecha de caducidad.
Lo que cambia no es cada paso, que probablemente ya hace. Es que todos cuelgan del mismo expediente y se ven desde la misma pantalla.
Puede ver cómo lo planteamos para el sector en ORDO para ingenierías.
Control de horas: lo que funciona y lo que no
Es la pieza más difícil, y no por la tecnología. Un sistema de control de horas falla cuando imputar cuesta más que no hacerlo.
Lo que no funciona
- Una hoja de Excel compartida que se rellena el viernes de memoria.
- Pedir las horas a final de mes, cuando ya nadie se acuerda.
- Imputar contra «el proyecto» sin fases: se sabe el total, pero no dónde se fue.
- Recoger las horas y no hacer nada con ellas. Si nadie las mira, el equipo deja de imputarlas.
Lo que funciona
- Imputar desde la tarea. El técnico abre la tarea en la que trabaja y registra el tiempo ahí, en menos de un minuto.
- Proyectos y fases ya creados. Si el técnico tiene que crear el proyecto para poder imputar, no imputará.
- Un recordatorio semanal a quien no ha imputado: automático en Enterprise; en Community, una revisión fija del responsable cada viernes.
- Revisión semanal en dirección. Diez minutos los lunes mirando horas imputadas frente a presupuestadas por proyecto. Es lo que hace que el sistema se use.
En Odoo 19, la imputación de horas a tareas de proyecto existe en las dos ediciones. La vista de cuadrícula, el temporizador, los recordatorios y la validación de partes de horas por responsables son propios de Enterprise.
Proyectos por fases y presupuesto de horas
Un proyecto de ingeniería no es una tarea grande. Es una secuencia de fases con entregables: toma de datos, anteproyecto, proyecto de ejecución, dirección de obra, legalización.
Cada fase lleva su presupuesto de horas, tomado de la oferta. Con eso, el sistema muestra en cada momento:
| Fase | Horas ofertadas | Horas imputadas | Estado |
|---|---|---|---|
| Toma de datos | 16 | 14 | Terminada |
| Anteproyecto | 40 | 52 | Terminada, desviada |
| Proyecto de ejecución | 80 | 35 | En curso |
| Dirección de obra | 24 | 0 | Pendiente |
Las cifras de la tabla son un ejemplo. Lo importante es la columna de desviación: con este dato, la dirección sabe a mitad del proyecto que el anteproyecto se fue 12 horas por encima, y puede preguntar por qué. Quizá el cliente cambió el alcance y hay que facturar un adicional. Quizá la oferta se calculó corta y hay que corregir la siguiente.
Facturación por hitos y vencimientos
Facturación por hitos
La mayoría de ingenierías no facturan por horas, sino por fases o porcentajes: 30 % a la firma, 40 % al entregar el proyecto, 30 % a la legalización, por ejemplo.
En el sistema, cada hito queda definido al aceptar la oferta. Cuando la fase se marca como terminada, administración tiene la factura preparada para revisar y emitir. Desaparecen dos problemas:
- La fase terminada que nadie avisó de facturar.
- La factura emitida por un importe distinto al que se ofertó.
Si la fase se desvía en horas, también se ve aquí: el importe facturado frente al coste real de las horas imputadas.
Vencimientos de licencias e inspecciones
Muchas ingenierías tramitan licencias, certificados e inspecciones periódicas para sus clientes. Cada uno caduca en una fecha.
En el sistema, cada expediente entregado queda registrado con su fecha de vencimiento. Con la antelación que usted decida, el sistema crea un aviso y una oportunidad comercial. El vencimiento deja de ser un riesgo para el cliente y pasa a ser una venta recurrente para usted.
Los plazos de cada tipo de inspección los marca la normativa aplicable; el sistema no los calcula, los vigila.
El panel de dirección
Con todo lo anterior en el mismo sitio, la dirección puede ver sin preguntar a nadie:
- Ofertas enviadas, vivas y ganadas en el trimestre, con su importe.
- Proyectos en curso y su desviación de horas por fase.
- Horas imputadas por técnico en la semana.
- Fases terminadas pendientes de facturar.
- Facturas emitidas pendientes de cobro.
- Vencimientos de los próximos 90 días.
Es la diferencia entre descubrir la rentabilidad a final de año y corregirla cada lunes.
Qué implantación encaja con una ingeniería
Para una ingeniería de 10 a 30 personas, lo habitual es la implantación Completa: incluye proyectos, parte de horas, automatizaciones y panel de dirección.
| Implantación | Qué cubre | Plazo | Precio |
|---|---|---|---|
| Esencial | CRM, ofertas, facturación y contactos; hasta 10 usuarios | 3 semanas | desde 4.500 € |
| Completa | Esencial + proyectos por fases, parte de horas, automatizaciones, panel de dirección; hasta 30 usuarios | 4-6 semanas | desde 9.500 € |
| A medida | Desarrollos, integraciones, multiempresa | a definir | desde 18.000 € |
La Esencial tiene sentido si hoy el problema principal son las ofertas sin seguimiento y quiere empezar por ahí. Las horas y los proyectos pueden llegar en una segunda fase.
A la implantación se suma la cuota de continuidad, desde 190 €/mes: servidor en Europa, copias diarias, actualizaciones y soporte. Si quiere añadir mejoras cada mes, el plan Pro incluye 4 h de mejoras por 390 €/mes. El detalle está en servicios, y cada partida del coste se explica en cuánto cuesta implantar Odoo en una pyme.
Durante la implantación, la persona responsable de su lado dedica 2-3 horas por semana, más las sesiones de formación. Las fases y lo que hace usted en cada una están en el método.
Lo que hemos aprendido en nuestra propia ingeniería
Implantar el sistema en nuestra ingeniería nos enseñó tres cosas que ahora aplicamos con cada cliente:
- Las fases de proyecto se definen antes de configurar nada. Si cada jefe de proyecto usa fases distintas, los informes no se pueden comparar.
- El control de horas se gana o se pierde en las dos primeras semanas. Si dirección no lo revisa al principio, el equipo deja de imputar.
- Los vencimientos son dinero. Un aviso a tiempo es una renovación; un aviso tarde es un cliente que se va con otro.
Más sobre quién está detrás de ORDO en nosotros.